Nos termos no artigo 23, inciso III, da Lei 13.709/2018, nossa encarregada de proteção de dados é a Esp. Lidiana Bezerra, com a criação de e-mail próprio de contato para os usuários dos serviços, colaboradores, prestadores de serviços e órgãos públicos.

Nós somos guardiões de uma grande quantidade de informações dos cidadãos. Em nossa Serventia estão lavrados documentos, atos e dados que são utilizados para ampliar e estabilizar negócios e garantir a pacificação social e segurança jurídica.

Nossa Política de Proteção de Dados tem o objetivo de estabelecer um ponto de equilíbrio entre os Princípios da Publicidade e da Transparência que norteiam a atividade cartorária e a Proteção dos Dados e do Fluxo das Informações dos usuários de nossos serviços.

Para além dos documentos que a Lei Geral de Proteção de Dados e os Provimentos nos exigem, criamos também uma cultura interna de conscientização sobre as responsabilidades e cuidados que cada colaborador precisa ter com estes dados.

Por essa razão, aqui no 7° Tabelionato de Notas da Comarca da Capital, a segurança e o respeito ao tratamento das informações de nossos usuários, fornecedores e colaboradores estão em nossos valores declarados e fazem parte da nossa prática diária.

Este documento descreve nossos valores, nossa rotina e procedimentos adotados em conformidade com as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados Brasileira.

Esperamos que esta política o ajude a compreender como tratamos os seus dados e quais segurança damos a eles. Dedique um pouco de seu tempo para saber como suas informações são utilizadas em nossa Serventia.

Dados Pessoais de Clientes e Usuários dos Serviços Cartorários

Para o exercício da prática dos atos cartorários é preciso que tenhamos acesso a diversas informações cadastrais (pessoais e pessoais sensíveis) de nossos clientes.

Entenda que, sem elas, inexiste a possibilidade de prestarmos o nosso serviço (constitucional) ao cidadão e é isso que nos autoriza tratar todas essas informações (dados) sem a necessidade de requerer um consentimento escrito dos usuários dos serviços do cartório (Art. 7°, II, V e VI da Lei Geral de Proteção de Dados).

Os dados pessoais que coletamos para a prática dos atos notariais nesta Serventia são ou poderão ser:

Dados Pessoais – Essencialmente Cadastrais:

Seu nome, Documentos (CPF/RG), Estado Civil, Endereço, Telefone (fixo/celular), E-mail, Filiação e Alcunha;

Estas informações são chamadas de cadastrais e são exigidas em todos os atos praticados em nossa serventia, pois servem para identificação pessoal e contato acerca dos serviços realizados.

Dados Sensíveis

Além destes dados, é necessária à coleta de informações mais sensíveis, como:

Dados Pessoais – Essencialmente Sensíveis:

Sexo e/ou Orientação Sexual, Biometria (Cadastro Biométrico), Informações financeiras (extrato bancário, declaração de imposto de renda, contracheque), Informações de cunho sigiloso, Informações sobre estado saúde e patologias, Informações étnicas, Imagens de Câmera de Vídeo Monitoramento e Fotografia para cadastro;

Existem procedimentos específicos que exigem a coleta de Dados Pessoais Sensíveis. Os procedimentos de coleta de dados pessoais sensíveis estão, principalmente, nos relativos a:

Escrituras Públicas, exemplo:

Inventários, Atas Notariais, Testamentos, Pacto Antenupcial, Escritura de União Estável, Diretivas Antecipadas de Vontade, Divórcio e Separação, Abertura dos cartões de firma e Emissão de certificado digital;

A coleta e o tratamento destes dados sensíveis seguirão os princípios da adequação, o que significa dizer que estas informações serão utilizadas estritamente para a prática dos atos e o cumprimento do dever legal do tabelionato.

Para proteger as informações dos dados, especialmente de pessoas físicas, e as informações sensíveis, adotamos elevados procedimentos de segurança da LGPD para a proteção destas informações. Mapeamos todo o ciclo de dados no tabelionato e estabelecemos os seguintes critérios em seu tratamento:

Quem tem acesso a estes Dados no Cartório

Internamente, os dados de pessoa física e os dados sensíveis são coletados, acessados e tratados com Hierarquia de Acesso.

Para que você entenda, cada setor do cartório terá acesso somente as informações que forem pertinentes ao exercício do seu ofício.

Em respeito a Lei de Registros Públicos, qualquer pessoa poderá, mediante requerimento, solicitar informações dos atos públicos do cartório. Entretanto, o tabelionato poderá recusar o atendimento de requerimentos terceiros, alheios a atos que envolvam questões de cunho íntimo, como por exemplo, atas notariais com imagens íntimas de crianças e adolescentes.

Com quem compartilhamos os Dados do Cartório

Como toda Serventia, somos guiados pelos princípios da Lei de Registros Públicos, equilibrando-a com a Lei Geral de Proteção de Dados.

Isso faz com que tenhamos que permitir o acesso e compartilhar as informações de cidadãos que são usuários de nossos serviços com:

– Poder Público: Art. 23, LGPD

– Cidadão Requisitante: quando solicitado por requerimento escrito e justificado apresentado a este tabelionato;

Nossas rotinas e regimentos internos de fluxo de dados também estabelecem que tais informações nunca serão compartilhados com terceiros para outros fins, tais como, marketing, captação, venda de informação, uso privilegiado de dados.

O que se pretende, com este item, é esclarecer que nenhuma destas informações serão compartilhadas senão para os específicos fins e expectativas dos titulares dos dados.

Rastreabilidade

Uma das formas de segurança dos dados é através da rastreabilidade de acesso. Por esta razão, o Cartório solicitará o preenchimento de requerimento próprio, com a identificação do requisitante, a fim de ser identificado todos aqueles que acessarem informações de terceiros.

Nós possuímos a rastreabilidade de acesso dos dados desde o input (inserção de informações em nosso banco de dados) até o seu descarte.

Assim, em nosso ambiente virtual (sistemas, computadores, softwares e dispositivos móveis), os colaboradores possuem senhas e logs (registros) constando quem, quando e a qual informação obteve acesso. Desta forma, nenhum acesso ao nosso sistema é realizado sem que seja gerado um log, registrando usuário, data e horário de obtenção dos dados.

O mesmo ocorre com o acesso dos nossos arquivos físicos, que são rastreados com as assinaturas dos protocolos internos, devendo constar quem, quando e qual informação acessou fisicamente.

Essa rastreabilidade é uma exigência da lei para que, em um eventual vazamento de dados, sejam “afunilados” e identificados os responsáveis. Causando, ainda, um importante efeito pedagógico no usuário de nossos sistemas, desestimulando a ocorrência de incidentes, intencionais ou não.

Sistemas de Segurança

O 7º Tabelionato de Notas Comarca da Capital, utiliza-se dos mais modernos sistemas de segurança da informação disponível no mercado.

Possuímos sistema de Tecnologia da Informação (TI) interno, que utiliza protocolos de Firewalls e criptografia a fim de reduzir a possibilidade de invasão de nossos sistemas por hackers ou do eventual sequestro ou uso indevido de dados.

Os computadores e dispositivos móveis de nossa Serventia são programados para alteração sistemática das senhas a cada 90 (noventa) dias.

Possuímos antivírus com licenças pagas, que realizam o monitoramento e escaneamento de todos os aparelhos em tempo integral, informando sobre as possíveis ameaças e eliminando-as.

Documentos Físicos

Os documentos físicos de nossa Serventia possuem rotinas próprias de acesso para garantir o não vazamento de informações.

Atas Notariais, inclusive que envolvem (fotos, vídeos, descrições de pessoas, fatos e atos que envolvam a intimidade de pessoas), são armazenados em local próprio com acesso controlado e setorizado. O acesso ao arquivo é feito de forma restrita somente à funcionários autorizados.

O Cartório possui também sistema de vídeo monitoramento das salas onde os documentos físicos são armazenados.

O prazo de armazenamento de dados dos cartórios segue as normas e leis complementares à Lei Geral de Proteção de Dados. Temos, por dever principal, o armazenamento das informações e dos atos praticados nas Serventias Extrajudiciais o tempo perpétuo, salvo as exceções do Provimento n. 50/2015 do CNJ, que dispõe sobre os prazos de conservação de documentos em Cartórios, em consonância com o Art. 25 e demais artigos correlatos da Lei de Registros Públicos.

Os documentos e informações, que não são típicos da atividade notarial, serão descartados segundo o seguinte critério:

Currículos/Candidatos nãoselecionados: os currículos de candidatos não selecionados serão armazenados por no máximo 06 (seis) meses, contados da data de sua entrega. Caso o candidato não seja selecionado, eles serão, ou excluídos de nossos sistemas (se entregues no formato digital: e-mail, WhatsApp etc.) ou incinerados (se entregues no formato físico).

Funcionários: As informações dos funcionários do Cartório serão armazenadas por até 10 (dez) anos, prazo contado a partir de seu desligamento do cartório. Esse prazo deve-se também à proteção do cartório para defesa de eventuais reclamações trabalhistas, processos administrativos ou judiciais, incluindo os de natureza cível e tributária.

Demais informações pessoais: Os demais dados pessoais (parceiros comerciais, fornecedores etc.) serão armazenados por até 10 (dez) anos, em razão da proteção do Cartório para defesa em eventuais processos administrativos ou judiciais, incluindo os de natureza cível e tributária.

O monitoramento dos prazos e seu descarte serão realizados pelos respectivos departamentos responsáveis pelos dados (Administrativo e Tabeliã, todos em consonância com o T.I.).

Finalidade / Adequação e Necessidade

As informações dos usuários de nossos serviços serão tratadas e utilizadas somente para atender finalidades e propósitos legítimos e informados nesta Política e em Lei (Lei de Registros Públicos e Lei Geral de Proteção de Dados).

Pelo Princípio da Necessidade limitaremos o tratamento dos dados ao estritamente necessário.

Imparcialidade

Nesta serventia, a finalidade do tratamento de dados sempre será relacionada ao interesse público, cabendo a Tabeliã atuar de maneira equidistante aos interesses dos usuários – não podendo praticar, pessoalmente, qualquer ato de seu interesse (art. 27 da Lei nº 8.935/1994)

Qualidade dos Dados

Pelo Princípio da Qualidade, este Cartório garantirá a integridade dos dados pessoais, envolvendo sua exatidão, atualização, clareza e relevância, podendo o cidadão, a Requerimento, pedir a sua retificação e/ou atualização.

Este Princípio (qualidade dos dados) é diretamente relacionada aos objetivos da atividade notarial e de registro de conferir autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos (art. 1º da Lei nº 8.935/1994).

Segurança e Prevenção

O princípio da segurança prevê medidas para proteger os dados de acessos não autorizados e de acidentes, e o princípio da prevenção, medidas para evitar danos aos titulares.

Este princípio é seguido por todos os itens constante nesta Política e assegurado por nosso Regimento Interno.

É importante ressaltar que, em razão desse princípio, a delegação da atividade notarial permite a recusa motivada de requisições que impliquem manifesta e injustificada violação a direitos de titulares de dados, bem como de acessos compartilhamentos de dados que comprometam a segurança do banco de dados da serventia.

Para Exemplificar, repetimos o exemplo dos Atos Notariais com dados sigilosos sem fundamento legal, ou de compartilhamento de dados através de convênio sem um mínimo de medidas de segurança.

Princípio do Livre Acesso

O princípio do livre acesso é a garantia de consulta facilitada, ao titular, sobre a integralidade de seus dados, além da forma e a duração do tratamento. No âmbito desta serventia, esse direito se efetiva pelo bom cumprimento dos deveres de expedir certidões (previsto nos artigos 10, IV, 11, VII e art. 13, III da Lei nº 8.935/1994) e de facilitar o acesso da documentação a pessoas autorizadas (art. 30, XII).

Princípio da Não Discriminação

O princípio da não discriminação determina a impossibilidade de tratamento para fins discriminatórios ou abusivos. Portanto, este Cartório está proibido de inserir, nas certidões gratuitas, expressões que indiquem a condição de pobreza do usuário (art. 45, § 2º da Lei nº 8.935/1994), por exemplo.

Sim, o mundo é dinâmico e exige atualização constante. Por isso, temos o direito de modificar, a qualquer momento e sem qualquer aviso prévio, as presentes normas, especialmente para adaptá-las às evoluções da lei e dos softwares utilizados pelo Cartório, seja pela disponibilização de novas funcionalidades, seja pela supressão ou modificação daquelas já existentes.

Desta forma, convidamos o usuário a consultar periodicamente esta Política de Dados e verificar as atualizações constantes, demonstrando sua concordância com as novas normas.

Esperamos que não seja necessário, mas se inevitável for a judicialização de qualquer questão relativa aos dados de usuários, estas estarão sob a jurisdição do foro de Manaus- AM.